حسين کلاته

 

نمايي از ساختمان مؤسسه مطالعات تاريخ معاصر ايران

همزمان با تأسيس مؤسسه در سال 1365، اداره حفظ و نگهداري اسناد و مدارک که در آغاز، واحد مخزن نام داشت با مساحتي حدود 500 متر مربع در مؤسسه و انباري با همين مساحت در بنياد مرکز سابق (بلوار کشاورز) تشکيل و شروع به فعاليت نمود.

 

واحد مخزن در اوايل تأسيس	انبار بنياد مرکز واحد مخزن

در اداره حفظ و نگهداري، اوراق و مدارکِ بيش از يک هزار نفر از رجال سياسي، نظامي و اقتصادي دوران پهلوي جمع آوري شده است. اين مدارک عمدتاً از منازل و اماکن شخصي افراد گردآوري شده اند. لذا مهمترين ويژگي آنها، خصوصي بودنشان مي‌باشد. از آنجايي که اين افراد ريشه در خاندانهاي مهم قاجاري داشته اند اسناد و مدارک بسيار با ارزشي از دوران قاجار نيز در اين اداره موجود مي‌باشد. قدمت اسناد موجود از اواسط حکومت ناصرالدين شاه قاجار (1290 هـ.ق/ 1250 هـ.ش) تا پيروزي انقلاب شکوهمند ايران (22/11/57) مي باشد. در ضمن تک سندهايي از دوران صفويه (فرماني از شاه عباس اول و ...) در اين مجموعه بسيار گرانسنگ به چشم مي خورد.

 

فرمان شاه عباس اول صفوي (از قديمي‌ترين اسناد واحد)	تهران در دوران حکومت ناصرالدين شاه قاجار (از قديمي‌ترين عکسهاي واحد)	دستخط و مشاقي ناصرالدين شاه قاجار (خصوصي بودن اسناد)
دستنوشته‌اي از احمد شاه قاجار (خصوصي بودن اسناد)	شناسنامه منوچهر اقبال	تهران در اوایل حکومت محمدرضا پهلوي
اواخر حکومت پهلوي		استعفاي عباس آرام از مجلس سنا پس از پيروزي انقلاب اسلامي

مهمترين وظايف اين اداره به شرح ذيل است

الف. جمع آوري : با هماهنگي اداره تحقيق و استرداد بنياد و دادگاههاي انقلاب به خانه ها، مؤسسات و شرکتهاي متعلق به وابستگان رژيم پهلوي مراجعه و هرگونه اوراق و مدارک چاپي و غير چاپي (سند، عکس، فيلم، اسلايد، صفحات گرامافون، نوارهاي ريلي و کاست، مدال و نشان، کتاب، مجله، روزنامه، کاتالوگ ، بروشور و ...) جمع آوري و به علت حجم زياد در گونيها ريخته و به واحد مخزن منتقل مي‌گرديد. غالباً اوراق و مدارک از گوشة شوفاژخانه ها، انباريها و زيرزمينها به دست مي­آمد که به دليل محيط نامناسب نگهداري، از شرايط خوبي برخوردار نبودند. توضيح اينکه گونيها بر اساس نام افراد نگهداري مي­شدند. علاوه بر موارد مذکور، اسناد و عکسهاي فراواني توسط افراد علاقه مند به تاريخ معاصر ايران به مؤسسه اهدا يا از افراد خريداري شده است که در اين اداره حفظ و نگهداري مي‌شود.

 

در حال جمع‌آوري اسناد و مدارک	جمع‌آوري اوراق و مدارک از منازل و اماکن شخصي افراد	نمونه‌اي از انبوه اوراق و مدارک جمع‌آوري شده در انبار بنياد مرکز

ب. تفکيک اوليه: اوراق و مدارک جمع آوري شده توسط همکاران اين اداره تفکيک شکلـي مي­شوند بدين طريق که اسناد فارسي و خارجي جداسازي و در پوشه ها و کارتنهايي که به همين منظور تهيه شده بود قرار مي­گيرند. مواد ديداري و شنيداري که منبعد مدرک ناميده مي­شوند (عکس، فيلم، اسلايد، صفحه هاي گرامافون، نوارهاي ريلي و کاست و مدال و نشان) نيز هرکدام جداگانه تفکيک و تحت نام مالک آنها پوشه گذاري و کارتن مي­شده و در مخازن نگهداري مي­شوند و محل نگهداري اسناد و مدارک در دفاتر واحد درج مي گردد. مواد کتابخانه اي شامل کتاب، مجلات، نشريات، بولتنها ، بروشور و ... نيز جداسازي و طي صورتجلسه­اي با ذکر نام منبع به دست آمده تحويل کتابخانه مي­گردد. در ضمن نسخه­ها و قرآنهاي خطي و مرقعات به دست آمده نيز جداسازي و به دليل اهميت ويژه­اي که دارند در مخازن نگهداري مي­شوند.

 

تفکيک شکلي و جداسازي اوراق و مدارک و ديگر مواد به دست آمده	تفکيک اوليه، پوشه و کارتن‌گذاري مواد استخراج شده از اوراق جمع‌آوري شده	جداسازي اوراق فارسي، خارجي، عکس و مواد ديداري و شنيداري
نگهداري نسخ خطي و مرقعات به دست آمده از اوراق جمع‌آوري شده		بايگاني در مخازن پس از تفکيک، پوشه و کارتن گذاري و مشخص شدن منشأ جمع‌آوري

ج. ارزيابي، طبقه بندي و ثبت: اسناد و مدارک پس از تفکيک بر اساس نام افراد، در مخازن بايگاني مي‌شوند سپس اسناد سياسي، تاريخي، اجتماعي، فرهنگي، نظامي و ...، بر اساس ارزش و اهميت، انتخاب و اسناد و مدارک انتخابي، تنظيم، طبقه بندي و ثبت مي‌شوند. درج کد منشأ (يک حرف و چند عدد) شماره پوشه، شماره صفحه و پيوست در اسناد و کد منشأ و شماره قطعه و پيوست در عکسها، اجزاي ثبت را شامل مي­شوند و پس از آن هرگونه سرويس‌دهي و مراجعه به اسناد و مدارک فقط از طريق شماره ثبت امکان پذير مي­باشد.

ساختار ثبت اسناد

ساختار ثبت عکس

اسناد و مدارک ثبت شده هر کدام جداگانه در مخازن طبقه بندي و نگهداري مي شوند. محل نگهداري شماره منشأ، تعداد پوشه، تعداد برگ هر پوشه يا تعداد قطعه عکس هر پرونده مشخص و در دفاتر واحد و کامپيوتر منعکس مي‌شود. باقيمانده اسناد و عکسها (ثبت نشده‌ها) نيز در دیگر مخازن بايگاني و محل نگهداري و مقدار آن در دفاتر و کامپيوتر درج مي‌شود.

 

ارزيابي و انتخاب اسناد	فايل کردن موجودي واحد اعم از سند، عکس، فيلم، اسلايد، مدال و نشان و ... .	مخازن اسناد و مدارک قبل از ريلي شدن
	مخازن اسناد و مدارک پس از ريلي شدن

د. سرويس و ارائه خدمات: سرويس دهي به اداره هاي مختلف مديريت اطلاع رساني (فهرست نويسي و نمايه سازي، اسناد تصويري، آسيب‌شناسي و مرمت، خدمات ماشيني) ارائه خدمات به پروژه­هاي مختلف (استخراج لغات، اسکن و ...) در اول وقت اداري آغاز و آخر وقت کاري پايــان  مي­يابد. بدين مضمون که هيچ گونه عکس و سندي نبايد پايان وقت کاري در واحدها و پروژه­ها باقي بماند. سرويس‌دهي به همکاران مديريت پژوهشي مشتمل بر رؤيت اسناد و مدارک از طريق کامپيوتر و تهيه پرينت و خروجي از فايلهاي مورد نياز و ارائه خدمات به مراجعين خارج از مؤسسه ، معاونت حقوقي و سازمان اموال و املاک بنياد نيز توسط اين اداره صورت مي گيرد. با توجه به اسکن شدن بيش از 000/2000 صفحه سند و 000/250 قطعه عکس، تلاش مي شود مراجعه به اصل اسناد و مدارک به حداقل برسد و هرگونه سرويس‌دهي و مراجعه به اسناد و مدارک از طريق کامپيوتر انجام شود.

 

استخراج اسناد و مدارک مورد نياز مراجعين	سرويس‌دهي و تحويل و تحول اسناد و مدارک به همکاران مديريت اطلاع‌رساني	فرم معاونت پژوهشي مبني بر درخواست فايل يا پرينت از اسناد و عکسهاي مورد نياز پژوهشگران
رؤيت اسناد و مدارک در رايانه		ايجاد فايل، خروجي گرفتن و تهيه پرينت مورد نياز محققين و پژوهشگران از DVD هاي موجود

و. حفاظت و نگهداري: نظارت بر هرگونه ورود و خروج اسناد و مدارک، کنترل و وارسي جهت آسيب‌شناسي و مرمت، تعويض پوشه و کارتن، گردگيري و نظافت محيط و قفسه ها، آفت زدايي و ضدعفوني محيط مخازن، ريلي کردن مخازن، اطفاء حريق تمام اتوماتيک، تهويه هوا، کنترل دما و رطوبت، بيمه نمودن اسناد و مدارک، همکاري با کارشناسان اداره آسيب‌شناسي و مرمت و ... از ديگر وظايف اداره حفاظت و نگهداري مي­باشد.

 

درب اصلي مخازن که هرگونه ورود و خروج با نظارت و کنترل همکاران صورت مي‌گيرد	نماي يکي از مخازن اسناد و مدارک	کنترل دما و رطوبت مخازن
	نماي يکي ديگر از مخازن اسناد و مدارک

هـ. ديگر امورات محوله: 

اسناد و مدارک جهت اطلاع رساني، ضدعفوني، اسيدزدايي، مرمت و ... در اول وقت اداري تحويل همکاران واحدهاي ديگر و پس از انجام کار دريافت مي‌گردد که توسط همکاران چک و کنترل و به محل مربوطه در مخازن منتقل مي‌گردد.

 

چک و کنترل اسناد و مدارک پس از دريافت از همکاران واحد‌هاي اطلاع رساني	انتقال اسناد و مدارک پس از دريافت از همکاران به مکانهاي مربوطه در پرونده‌ها

انتقال اصل اسناد و مدارک توسط همکاران واحد براي انجام امور چاپي و ...،

  

آماده‌سازي اسناد و عکسها براي امور چاپي در خارج از مؤسسه

نظارت بر هرگونه تردد به مخازن و پيگيري حسن جريان امور،

 

نظارت کامل بر تحويل و تحول	رؤيت و کنترل اسناد و عکسها پس از دريافت

از مراکز علمی و دانشگاهی، سازمانهای فرهنگی و استانهاي مختلف کشور بنا به موقعيتهاي گوناگون درخواست برگزاري نمايشگاه مي‌شود و اين واحد با توجه به اسناد و مدارک موجود نمايشگاههايي داير مي‌نمايد.

 

بازديد آيت‌الله هاشمي رفسنجاني از نمايشگاه تاريخ معاصر مؤسسه، 1367	بازديد دکتر حسن حبيبي معاون اول رئيس جمهور در بازديد از نمايشگاه مؤسسه	برپايي نمايشگاه عکس و اسناد تاريخي در جزيره کيش، 1385
نمايشگاه عکس و اسناد مؤسسه در دانشگاه صنعتي اميرکبير، 1386		نمايشگاه عکس و سند در استان آذربايجان شرقي (تبريز)، 1386

از اسناد و مدارک اسکن شده دو نسخه DVDتهيه و تحويل اين اداره شده است. نگهداري، سرويس‌دهي، خروجي گرفتن و ...، از DVD هاي موجود نيز بز عهده اين اداره مي‌باشد.

 

سرويس‌دهي جهت امور چاپي و ارتقا رسانه‌هاي ذخيره‌سازي براي آرشيو اطلاعات	حفاظت و نگهداري بهينه از DVD و CD هاي ديجيتالي تهيه شده از اسناد و مدارک

مراکز علمی، فرهنگي و آموزشي کشور (دانش آموزان، دانشجويان و شخصيتهاي فرهنگي و سياسي و ...) بازديدهايي از مؤسسه و اين اداره به عمل مي‌آورند که بنا به نوع مراجعه، اسناد و مدارکي عرضه و توضیحاتی ارائه می‌شود.

 

بازديد آيت‌الله رفسنجاني از مؤسسه و اداره حفظ و نگهداري اسناد و مدارک	دستنوشته آيت‌الله رفسنجاني پس از بازديد از مؤسسه	آلبوم يادداشت بازديدکنندگان از مؤسسه و واحد، منجمله آقاي يان ريشارد از دانشگاه سوربون
نمايي از مخازن اداره حفظ و نگهداري اسناد و مدارک		ساختمان مرکز اسناد و کتابخانه مؤسسه در زمستان 1386