رزيتا ميري

طي ساليان متمادي با امعان نظر به نياز محققين و ساير مراجعين و به منظور دستيابي سريع، صحيح و مستند به اطلاعات استخراج شده، ضمن استفاده از دانسته هاي اساتيد دانشگاهها و تجربه دست اندركاران نمايه سازي مؤسسه مطالعات تاريخ معاصر ايران طي چند مرحله اقدام به طراحي فرم يا كاربرگه نمايه سازي شده است كه كاربرگه نهايي حاصل اصلاح كاربرگه هاي قبلي مي باشد. كاربرگه مورد بحث كه شكل آن را در ادامه ملاحظه خواهيد نمود در برنامه نرم افزاري سيستم اسناد تصويري طراحي شده است و مي تواند هر گونه اطلاعات حاصل از شناسايي را در خود جاي داده و به صورتي كامل پاسخگو ي نياز موسسه و ديگر مراكز متقاضي مي باشد .

كاربرگه نمايه سازي اسناد تصويري مؤسسه مطالعات تاريخ معاصر
عنوان : اعضاي هيئت رئيسه دوره ششم  مجلس شوراي ملي	شماره ركورد : شماره تصوير : 23-18188 الف
نوع :         عكس       عكاس :              محل :  تهران             تاريخ :
تعداد :    1  رنگ :  سياه و سفيد            شكل :   اصل            قطع :
توضيحات : امير تيمور با چند تن از آقايان
موضوع : نمايندگان مجلس شوراي ملي . دوره 6 مجلس شوراي ملي تهران   جلائي، حسين امير تيمور كلالي، محمدابراهيم شريعت زاده، احمد تدين، محمد طباطبائي ديبا، عبدالعلي عصر انقلاب، آقاخان موقر، حسين ضياء ، ابراهيم شاهرخ، كيخسرو

توضيحات مربوط به فيلدهاي مندرج در كاربرگه نمايه سازي اسناد تصويري:

عنوان: شامل چكيده اي كوتاه كه بيانگر پيام اصلي عكس و يا به عبارت ديگر زبان معرفي آن مي باشد.

مشخصات ظاهري، اين بخش همان شناسنامه عكس محسوب مي شود. متن كاربرگه شامل اين بخش بوده و با جدول، اطلاعات مربوط به هر قسمت در جاي خود درج مي گردد.

شماره راهنما، شماره ركورد در رايانه، نوع اعم از عكس يا كارت پستال، عكاس، محل عكس - تاريخ عكس (ق = قمري، ش = شمسي، م = ميلادي)، قطع (ابعاد) شامل طول و عرض مجموعه (منشاء پيدايش يا جمع آوري عكس)، نسخه (اصل يا كپي) و ..... هر كدام جزئي از مشخصات ظاهري عكس محسوب مي شود.

توضيحات: نوشته هاي رو و ظهر عكس كه جزئي از عكس بوده و داراي همان پيشينه است عيناً بدون هيچ گونه دخل و تصرفي در اين قسمت نگاشته مي شود. لازم به يادآوري است كه نوشته هاي اين بخش كمك مؤثري به شناسايي كاملتر عكس خواهد كرد.

نمايه: بخش اصلي كاربرگه محسوب مي شود و تاثيري ملموس بر بازيابي اطلاعات مي گذارد. نمايه سازي در عكس همان استخراج مفاهيم و بيان آن در قالب اصطلاحات است كه مبين موضوع و محتوي آن است و حتي الامكان به صورت تك واژه به كار مي رود. نمايه ها شامل اسامي اشخاص، اماكن و ابنيه ها و موضوعات تاريخي، سياسي و اجتماعي متناسب با نيازها و اهداف موسسه و ديگر مراجعين و متقاضيان است. اسامي اشخاص پس از مقلوب شدن و رجوع به منابع مكتوب، معتبر، بانك مستند اسامي و ... مستند شده و در مواقع لزوم ارجاعات ضروري نيز داده مي شود. براي تهيه كليد واژه ها (موضوعات تاريخي، سياسي، اجتماعي و ....) عواملي چون تجربه كارشناسان عكس، نياز محقق، منابع معتبر كتابداري از قبيل سرعنوان هاي موضوعي فارسي موثر مي باشند. در اين مرحله عليرغم فقدان اصطلاحنامه تاريخي در زمينه اسناد تصويري يكدستي كليدواژه ها چه در مورد اسامي اشخاص و يا موضوعات امري مهم تلقي مي شود.